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「記録に追われて、利用者さんと向き合う時間が削られていく」——21年間、私自身が現場で一番悔しかったことです。
このリストは、私たちの事業所と研修先で実際に効果があった順に並べています。✅が付かない項目こそ、あなたの事業所の「埋蔵時間」です。
A. まず現状を知る（4項目）— ここを飛ばすと全部が空回りします
- 1. 記録に使う時間を1週間だけ測ったことがある（職員1人あたり1日何分か。測ると大抵、想像の1.5〜2倍あります)
- 2. 「誰も読んでいない記録」を特定したことがある（提出先・活用先のない記録は、廃止・簡素化の第一候補)
- 3. 同じ内容を2回以上転記している箇所を書き出したことがある（紙→PC、個人メモ→正式記録、記録→報告書…転記は時間泥棒の王様)
- 4. 記録の「目的」を職員に説明できる（監査のため？支援の質のため？目的が曖昧な記録は肥大化します)
B. 書き方を変える（6項目）— 道具を買わずに今日からできる
- 5. 記録のテンプレート（型）がある（白紙に自由記述は、書き手も読み手も時間を失う)
- 6. 「事実」と「所感」を分けて書くルールがある（混ざると長くなり、あとで使えない)
- 7. よく使う文はコピペ集（定型文リスト）になっている（ただし個別性が消えない範囲で)
- 8. 1件あたりの目安文字数が決まっている（長い記録＝良い記録、ではありません)
- 9. 記録は「その場で・すぐ」書く運用になっている（後でまとめて書くと思い出す時間が上乗せされます)
- 10. 略語・用語の統一表がある（人によって書き方が違うと、読む時間も増える)
C. 道具を活かす（5項目）— 入れたのに使われていないが一番もったいない
- 11. 記録ソフト・タブレットの機能を8割以上使えている（多くの事業所は3割です。使い方研修は「1回きり」では定着しません)
- 12. 音声入力を試したことがある（歩きながら・支援の合間に。タイピングの3倍速い職員が必ずいます)
- 13. スマホ・タブレットで「その場入力」できる（事務所に戻ってから書く往復時間をゼロに)
- 14. ソフトの定型文・プルダウンを自事業所用に設定してある（初期設定のまま使うのは、既製服を裾上げせずに着るようなもの)
- 15. 「入力した記録」が報告書・計画書に自動で流れる設定になっている（二度打ちの根絶)
D. AIを仲間にする（5項目）— ここから先が「99%削減」の世界
- 16. AIに下書きを作らせて、人が仕上げる流れを試したことがある（ゼロから書くのと、直すのとでは、かかる時間が桁違い)
- 17. 個人情報をAIに入れないルール（匿名化ルール）が決まっている（これが決まっていないと、怖くて誰も使えません。まずルールが先)
- 18. 個別支援計画の「たたき台」をAIで作る手順がある（アセスメント情報→計画案の下書きまで数分。最終判断は必ず人)
- 19. モニタリング・議事録もAI下書きの対象になっている（会議の録音→要約は、今のAIが一番得意な仕事)
- 20. 「AIが得意なこと・人にしかできないこと」を職員と話し合ったことがある（AIは記録を書く。人は利用者さんの隣にいる。この分担の合意が、定着の分かれ目)
採点の目安
| ✅の数 | 状態 |
|---|
| 0〜5 | 埋蔵時間の宝庫です。まずA-1の「測る」から。それだけで職員の見る目が変わります |
| 6〜12 | 良い流れ。Bの「型」とDの「AI下書き」を足すと一気に進みます |
| 13〜17 | 上位1割の事業所。DのAI活用を深めれば「記録に追われない現場」まであと少し |
| 18〜20 | 素晴らしい！ぜひその実践を業界に発信してください（本気です。発信のお手伝いもします) |
最後にひとつだけ
記録の時短は「手抜き」ではありません。浮いた時間を、利用者さんの隣に返すための取り組みです。
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